Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen
Was Unternehmen wie lange aufbewahren müssen
Kaufleute und Selbstständige müssen ihre Geschäftsunterlagen nach Handels- und Steuerrecht (§ 257 HGB, § 147 AO) über Jahre aufbewahren. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt für Buchungsbelege eine kürzere Frist von 8 statt 10 Jahren. Die Verkürzung gilt für alle Unterlagen, deren Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.
Die Fristen im Überblick
| Frist | Unterlagen (Beispiele) |
|---|---|
| 10 Jahre | Handelsbücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse (Bilanz, GuV), Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen |
| 8 Jahre | Buchungsbelege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, buchungsrelevante Lieferscheine |
| 6 Jahre | Empfangene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe (auch E-Mails), Verträge, Angebote mit Auftragsfolge |
Wann beginnt die Frist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist bzw. die letzte Eintragung gemacht wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden.
Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten teilweise abweichende Übergangsregeln. Im Zweifel klären Sie die Fristen mit Ihrem Steuerberater – dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Tipps für Ihr Archiv
Ordner und Kartons außen mit Jahr, Inhalt und Vernichtungsdatum beschriften.
Nach Jahrgängen sortieren – so sehen Sie auf einen Blick, was vernichtet werden darf.
Abgelaufene Unterlagen mit personenbezogenen Daten datenschutzgerecht vernichten, zum Beispiel mit einem Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-4.
Unterlagen trocken lagern und vor fremdem Zugriff schützen.
Platz im Büro schaffen
Ordner, die Sie nur selten brauchen, müssen nicht im Büro stehen. Mit der Aktenlagerung bei mein-Lagerraum lagern Sie Ihr Archiv in einem abschließbaren, trockenen Lagerraum aus – mit Zugang, wann immer Sie eine Unterlage brauchen. Regale und Ordnerkartons stellen wir Firmen auf Anfrage bereit.
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